Polityka prywatności
Co zbiera Asystent Kontraktu - panel na komputerze i aplikacja na telefon - po co to trzyma i jak długo. Napisane wprost, bez odsyłania do innego dokumentu.
Do uzupełnienia przed publikacją. W punkcie „Kto odpowiada za dane” trzeba wpisać nazwę firmy, adres i adres e-mail administratora danych. Dokument opisuje stan techniczny aplikacji na 22.09.2026 i wymaga sprawdzenia przez prawnika przed wysłaniem do sklepów.
Kto odpowiada za dane
Administratorem danych jest ContaPlug, ul. Estreicherów 19, 30-225 Kraków, NIP 6771747651. W sprawach danych osobowych piszemy na biuro@asystentkontraktu.pl.
Co zbieramy
Konto
Adres e-mail, imię i nazwisko, hasło w postaci skrótu albo jednorazowy kod wysyłany mailem, rola w kontrakcie. Konto zakłada firma w panelu na komputerze - aplikacja na telefon kont nie zakłada, służy wyłącznie do logowania się na konto już istniejące.
Dane kontraktu
Wszystko, co użytkownik wprowadza albo przekazuje do obsługi kontraktu: pliki, umowy, pisma, korespondencja e-mail przesłana na adres kontraktu, harmonogramy, listy zadań, teczki spraw i ustaleń, dane podwykonawców i stron umowy. To są dane firmy użytkownika, nie nasze.
Nagrania głosu
Aplikacja na telefon nagrywa wypowiedź dopiero po dotknięciu przycisku rozmowy i kończy nagranie, gdy usłyszy ciszę albo gdy użytkownik dotknie ekranu ponownie. Nagranie idzie na nasz serwer, tam jest zamieniane na tekst i po rozpoznaniu nie jest przechowywane. Zostaje sam tekst wypowiedzi, jako część rozmowy z asystentem.
Zdjęcia
Zdjęcie powstaje wyłącznie na żądanie użytkownika, przyciskiem aparatu. Trafia do plików kontraktu i zostaje tam tak długo, jak długo użytkownik go nie usunie. Aplikacja nie ma dostępu do galerii zdjęć telefonu i jej nie przegląda.
Czego NIE zbieramy
Nie zbieramy położenia, listy kontaktów, listy zainstalowanych aplikacji ani identyfikatorów reklamowych. Nie śledzimy użytkowników między aplikacjami i stronami. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych.
Po co tego używamy
- Żeby aplikacja działała: logowanie, obsługa kontraktu, przypomnienia, wysyłka i odbiór poczty kontraktu.
- Żeby asystent odpowiadał: treść pytania i potrzebne fragmenty akt trafiają do modelu językowego, który układa odpowiedź.
- Żeby wykryć awarię: dzienniki techniczne serwera z datą, adresem żądania i czasem odpowiedzi.
Podstawą prawną jest wykonanie umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a dla dzienników technicznych i bezpieczeństwa - nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Gdzie to stoi i komu powierzamy
Dane stoją na naszych serwerach w Unii Europejskiej. Rozpoznawanie mowy, synteza mowy i model językowy pracują na tym samym sprzęcie - nie wysyłamy nagrań ani treści kontraktu do zewnętrznych usług sztucznej inteligencji.
Powierzamy dane wyłącznie tym podmiotom, bez których usługa nie działa: dostawcy serwerowni, dostawcy poczty wychodzącej oraz - przy wariancie z własnym serwerem - nikomu poza samym klientem. Każdy z nich ma zawartą umowę powierzenia.
W ustawieniach konta administrator firmy może przełączyć silnik językowy na usługę zewnętrzną. Jeśli to zrobi, treść pytań trafia do tej usługi i odpowiada za to jego firma - domyślnie ta opcja jest wyłączona.
Jak długo trzymamy
- Dane kontraktu: przez czas trwania umowy o usługę i 30 dni po jej zakończeniu, na wypadek pomyłkowego wypowiedzenia. Potem są usuwane.
- Nagrania głosu: kasowane zaraz po rozpoznaniu mowy.
- Dzienniki techniczne: 90 dni.
- Dane rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami o rachunkowości.
Prawa użytkownika
Każdy ma prawo dostępu do swoich danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Wnioski przyjmujemy pod adresem podanym wyżej i odpowiadamy w ciągu 30 dni.
Usunięcie konta. Konto usuwa administrator firmy w panelu albo my na wniosek wysłany z adresu przypisanego do konta. Razem z kontem usuwamy dane osobowe jego właściciela; treść kontraktu zostaje u firmy, bo należy do niej, a nie do pojedynczej osoby.
Przysługuje też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Uprawnienia, o które prosi aplikacja
- Mikrofon - żeby przyjąć pytanie głosem. Bez zgody rozmowa głosowa nie działa, reszta aplikacji tak.
- Aparat - żeby zrobić zdjęcie usterki i dopiąć je do listy, do zadania albo do teczki sprawy. Bez zgody pozostałe funkcje działają normalnie.
O każde z nich telefon pyta dopiero przy pierwszym użyciu, nie przy uruchomieniu aplikacji. Zgodę można w każdej chwili cofnąć w ustawieniach telefonu.
Dzieci
Usługa jest narzędziem pracy i nie jest kierowana do osób poniżej 16 roku życia. Świadomie nie zbieramy ich danych.
Zmiany
O istotnych zmianach uprzedzamy mailem na adres przypisany do konta, z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Data ostatniej zmiany: 22.09.2026.