Asystent Kontraktu›Dowody do roszczeń

Dowody do roszczeń zbierane na bieżąco, a nie w dniu sporu

Wniosek o przedłużenie terminu albo o zwrot kosztów przestoju wygrywa ten, kto ma chronologię: kto, kiedy i do kogo pisał, i jak długo czekał na odpowiedź. Teczka sprawy zbiera ją z poczty kontraktu sama, od pierwszego maila w sprawie.

Wypróbuj bezpłatnie Instrukcja krok po kroku

Karta teczki sprawy: liczby zgłoszeń i odpowiedzi, streszczenie sprawy, kafle zestawienia, paczki i pisma

Teczka sprawy

Opisujesz sprawę raz, własnymi słowami.

Teczka to jedna sprawa: opóźnienia z winy generalnego wykonawcy, brak frontu robót, spór o zakres. Ma definicję napisaną tak, jak tłumaczy się to nowemu pracownikowi.

„Maile o opóźnieniach realizacji z przyczyn leżących po stronie GW: brak frontu robót, brak zasilania, brak koordynacji projektowej.”

Od tej chwili każdy przyjęty mail jest porównywany z definicją. Pasujący trafia do teczki jako wpis z datą, streszczeniem i cytatem, a zamiast samego adresu stoi przy nim, kto do kogo pisał: nazwisko i strona z rejestru kontraktu. Teczkę zakładasz w panelu albo mailem: zbieraj: opóźnienia realizacji z winy GW od 1 sierpnia. Dopisek o dacie każe przejrzeć też archiwum.

Dopinanie

Co trafia do teczki, a co czeka na Ciebie.

Ciągłość wątku

Odpowiedź na wiadomość, która jest już w teczce, trafia tam sama i dostaje rolę: zgłoszenie, ponaglenie albo odpowiedź strony.

Znaczenie

Treść porównywana jest z definicją. Teczka bez definicji uczy się z przykładów: po trzech ręcznych dopięciach czwarty mail asystent rozpoznaje sam.

Niepewne czeka

Wątpliwe dopasowania nie lądują po cichu. Zbierają się w sekcji „Do przejrzenia”, gdzie przyjmujesz je albo odrzucasz jednym kliknięciem.

Liczby sprawy

Ile razy zgłaszałeś i ile dni czekasz na odpowiedź.

Na karcie teczki stoi pasek liczb: zgłoszenia, ponaglenia, odpowiedzi strony, sprawy bez odpowiedzi z najdłuższym czasem oczekiwania i to, co wysłano z teczki. Każda liczba filtruje listę wpisów, a odpowiedź strony stoi wcięta pod zgłoszeniem, którego dotyczy.

Streszczenie sprawy i ikonę teczki dobiera asystent
„Popraw” zmienia rolę i streszczenie wpisu bez odpinania go od teczki
Zamknięta teczka przestaje zbierać, ale wpisy zostają

Z teczki

Trzy dokumenty jednym poleceniem.

Zestawienie

Powstaje bez udziału AI: definicja i okres, liczniki według roli, lista zgłaszających, sprawy bez odpowiedzi i numerowana chronologia z odnośnikiem do każdej wiadomości. PDF pobierasz od razu, bez wysyłania czegokolwiek. Zestawienie może też przychodzić co tydzień.

Paczka dowodów

Te same wpisy jako załączniki: oryginały .eml, czytelne PDF-y albo jedno i drugie. Przed złożeniem widzisz listę plików z rozmiarami i ewentualne braki. Większa paczka idzie jako jeden plik ZIP.

Pismo do strony

Cztery kroki: forma i ton, plan z wpisów teczki, treść i akceptacja. Model nie ma prawa dołożyć faktu, kwoty ani daty spoza planu. Pismo dostaje numer, papier firmowy i wpis w dzienniku pism.

Harmonogram też jest dowodem

Przeszkody z harmonogramu mają przyczynę, stronę i datę, a zgłoszenia do GW znak sprawy. Pierwsza przeszkoda z winy strony obcej zakłada teczkę „Harmonogram - przeszkody”, do której dopinają się odpowiedzi GW. Dziennik zmian jest tylko dopisywany, a wniosek o przedłużenie terminu sumuje dni przeszkód obcych na ścieżce krytycznej. Harmonogram budowy

Wysyłka należy do Ciebie

Pismo wysyłasz swoim kanałem, z adresem asystenta w DW, a asystent odnotowuje datę wysłania.
Zestawienie i paczkę pobierasz z panelu albo dostajesz na swoją skrzynkę.
Każda wysyłka zostaje w teczce: kto, kiedy, do kogo i co.
Oryginały maili zostają jako pliki, więc w sporze masz dowód, a nie wpis w tabeli.

Instrukcja