Korespondencja kontraktowa pod kontrolą: dziennik pism i terminy odpowiedzi
Każde pismo od generalnego wykonawcy, inwestora czy inspektora ma swój termin, a brak odpowiedzi w terminie bywa w umowach traktowany jak zgoda. Asystent rejestruje pisma, liczy terminy odpowiedzi z umowy, przypomina o nich i pomaga odpisać tak, żeby nie osłabić Twojej pozycji.
Jedna skrzynka na kontrakt, a w niej cała korespondencja.
Kontrakt dostaje własny adres, na przykład osiedle-sloneczne@asystentkontraktu.pl. Przekazujesz na niego maile z budowy i dajesz go w DW, gdy piszesz do generalnego wykonawcy, inwestora czy inspektora.
- Oryginał każdej wiadomości zostaje w archiwum razem z załącznikami
- Kolumna „Gdzie trafiła” mówi, co asystent zrobił z każdym mailem
- Skrzynka przyjmuje pocztę tylko z listy nadawców, a nieznany adres trafia do kwarantanny
- Polecenia wydajesz tylko Ty: zdanie wpisane w mail przez drugą stronę niczego nie uruchomi
Rejestr pism z numeracją, która nadaje się sama.
Numer, data, strona, temat, znak, rodzaj, termin i status każdego pisma formalnego. Przychodzące dostają numery w rodzaju PRZ/2026/014, wychodzące WYCH/2026/007.
- Pismo rejestrujesz z pliku (PDF, DOCX, skan, .eml), z plików projektu albo mailem
- Nadawcę, temat, datę i znak asystent odczytuje z treści
- Zakładki przychodzące i wychodzące, filtr statusu, eksport do Excela
Zanim odpiszesz, wiesz, na czym stoisz.
Pismo przychodzące jest analizowane od razu. Na górze werdykt, na przykład „WYMAGA ODPOWIEDZI do 18.09.2026”, razem ze źródłem terminu: z pisma, z umowy albo domyślne 7 dni roboczych.
- Opis sytuacji prostym językiem.
- Tabela żądań: cytat z pisma, powołana podstawa i werdykt kontraktowy z zapisami umowy za i przeciw.
- Zagrożenia dla Twojej strony.
- Taktyka odpowiedzi i lista tego, czego nie pisać.
Czy pismo wymaga odpowiedzi, rozstrzyga reguła, a nie model. Termin odpowiedzi trafia na listę zadań, a dzień roboczy przed nim przychodzi przypomnienie.
Pismo pisane z Twojego stanowiska, nie z wyobraźni modelu.
„Przygotuj odpowiedź” otwiera plan wypełniony rekomendacją z analizy. Przy każdym żądaniu wybierasz: odrzucamy, uznajemy częściowo, uznajemy albo żądamy wyjaśnień, i dokładasz argumenty z podstawą oraz dowody z plików.
- Szkic powstaje wyłącznie z planu, a każdy przywołany paragraf jest sprawdzany
- Przed redakcją analiza Twojej pozycji, po redakcji kontrola „Zanim wyślesz”
- Asystent nie dokłada żądań ani zastrzeżeń od siebie
- Gotowe pismo w DOCX i PDF na papierze firmowym, z wpisem w dzienniku
- Panel niczego nie wysyła sam: wysyłasz Ty, a kopia z asystentem w DW odnotowuje datę
Terminy, których nikt nie musi zapisywać.
Termin odpowiedzi
Dzień roboczy przed terminem przychodzi przypomnienie, a pismo stoi na liście zadań, dopóki nie odpowiesz.
Twoje obietnice
„Prześlemy do piątku” w wysłanym mailu zamienia się w przypomnienie. Odpisujesz „zrobione”, „przełóż na jutro” albo „anuluj”.
Czekanie na drugą stronę
„Proszę o potwierdzenie do 30.08”: w dniu terminu asystent zapyta, czy odpowiedź przyszła.
Jak to działa, krok po kroku
Każdy ekran i każde polecenie opisuje publiczna instrukcja, ze zrzutami.
Asystent mailowy
Jedna skrzynka na kontrakt: polecenia, odpowiedzi jednym słowem, teczki spraw i ustaleń, raporty, pisma.
ROZDZIAŁ 04Panel: wszystkie moduły
Umowa, korespondencja, teczki spraw i ustaleń, dokumentacja, realizacja, podwykonawcy, administracja.
Co jeszcze robi asystent
Asystent AI
Przekazujesz mail na adres kontraktu, a asystent odkłada go do akt, pilnuje terminu i przygotowuje odpowiedź. Pytasz mailem, w panelu albo głosem.
SKRÓT, OŚ CZASU, PYTANIA DO UMOWYAnaliza umowy
Wskazujesz plik umowy, a asystent opisuje każdy zapis prostym językiem, wylicza terminy na osi czasu i odpowiada z paragrafem.
PRZEGLĄD POSTĘPU, PLAN I WYKONANIEHarmonogram budowy
Harmonogram, który co tydzień pyta ludzi o postęp, zapisuje przyczyny przesunięć i podsuwa gotowe wiadomości do GW i do podwykonawcy.
TECZKI SPRAW I USTALEŃ, OPÓŹNIENIA Z WINY GWDowody do roszczeń
Teczka sprawy sama zbiera maile, liczy dni bez odpowiedzi i składa zestawienie, paczkę oryginałów i pismo.
ZDJĘCIE Z TELEFONU, TERMIN, PODWYKONAWCALista usterek
Usterka zgłoszona zdjęciem i jednym zdaniem trafia na listę z terminem, a firma, która ją poprawia, dostaje wiadomość.
WZÓR DO POBRANIA I GENERATOR KZMKarta zatwierdzenia materiału
Wzór karty w DOCX i PDF bez logowania, lista załączników, procedura zatwierdzenia i bezpłatny generator.
PISMA OD GW, PRZESZKODY, ROZLICZENIADla podwykonawców
Terminy z pism GW, zgłoszenia przeszkód, dowody opóźnień, karty materiałowe i rozliczenie protokołów po Twojej stronie.
MODEL JĘZYKOWY W TWOJEJ SERWEROWNIAI na własnym serwerze
Aplikacja, baza, poczta kontraktów i model językowy na jednej maszynie w Twojej firmie, bez usług AI w chmurze.
Sprawdź to na swoim kontrakcie.
Wszystkie funkcje, bez opłaty i bez podawania karty płatniczej. Po okresie próbnym decydujesz, co dalej.