Asystent AI kierownika kontraktu: poczta, pisma i terminy w jednej skrzynce
Każdy kontrakt ma własny adres e-mail. Przekazujesz na niego maila albo wpisujesz go w DW, a asystent czyta, odkłada wiadomość do akt, pilnuje terminu odpowiedzi i przygotowuje odpowiedź. Rozmawiasz z nim zwykłym zdaniem: mailem, w panelu albo głosem z telefonu. Odpowiada z umowy, pism i maili, zawsze z podstawą. Pisma i maile wysyłasz zawsze Ty.
Kierownik kontraktu nie potrzebuje kolejnego programu do klikania. Potrzebuje kogoś, kto przeczyta pocztę budowy, odłoży każdą wiadomość na miejsce, zapamięta termin i przygotuje odpowiedź. Decyzje zostają przy Tobie.
Skrzynka po tygodniu na budowie Pisma od GW, maile od podwykonawców, notatki z narad i ponaglenia w kilku skrzynkach naraz. Wszystko ważne, tylko nie wiadomo, który mail był tym jednym.
Jedno zdanie nad przekazanym mailem Przekazujesz wiadomość na adres kontraktu i dopisujesz, co z nią zrobić, na przykład „zarejestruj jako pismo i przypomnij o terminie”. Możesz też nie pisać nic: asystent sam oceni, co przyszło.
Czyta i odkłada do akt Asystent rozpoznaje, czy to pismo, zwykła wiadomość, czy notatka z narady. Pismo z załącznika trafia do dziennika pism, notatka do narad, wiadomość do wątku korespondencji ze swoją stroną. Gdy nie jest pewny, pyta Cię jednym zdaniem.
Termin się nie zgubi Pismo, które wymaga odpowiedzi, dostaje termin wyliczony z umowy, ze wskazaniem paragrafu, z którego wynika. Przypomnienie przychodzi mailem z przyciskami „Zrobione” i „Jutro rano”.
Pytasz akta, dostajesz podstawę „Jakie kary za zwłokę?”, „co pisał GW w sprawie szachtu?”. Asystent odpowiada z umowy, pism, maili i notatek, a pod odpowiedzią stoi podstawa: paragraf, pismo z numerem i datą, wiadomość. Bez źródła nie ma twierdzenia.
Zanim napisze, sprawdza Twoją pozycję Przed każdym pismem asystent analizuje, co chroni Ciebie: czego żądać, co zastrzec, czego nie przyznawać. Zdanie, które mogłoby Ci zaszkodzić, nie trafi do szkicu.
Nic nie wychodzi bez Ciebie Pismo zatwierdzasz w panelu, a gotowego maila wysyłasz sam, ze swojej skrzynki. Asystent przygotowuje treść, o wysyłce decydujesz Ty.
Koniec dnia bez zaległości Każda wiadomość leży w aktach, każdy termin ma przypomnienie, a na pulpicie widać tylko to, co naprawdę czeka na Twoją decyzję.
Krok po kroku
Jak zacząć pracę z asystentem
Sześć kroków od nowego kontraktu do pierwszej odpowiedzi. Każde polecenie i każdy rodzaj odpowiedzi opisuje rozdział instrukcji o asystencie.
Krok 1
Nadaj adres asystenta
Zaraz po założeniu kontraktu panel proponuje adres w postaci „kontrakt.firma”, żeby druga strona od razu wiedziała, której budowy dotyczy mail. Adres nadaje się raz i na stałe. W ustawieniach kontraktu pobierzesz wizytówkę i zapiszesz go w telefonie.
Krok 2
Dopisz zespół do nadawców
Skrzynka kontraktu przyjmuje pocztę wyłącznie od znanych nadawców. Adresy członków zespołu są na liście od razu, a drugą skrzynkę albo telefon służbowy dopisujesz i potwierdzasz kodem. Mail z nieznanego adresu trafia do kwarantanny i niczego nie uruchamia.
Krok 3
Przekazuj albo wpisuj w DW
Są trzy drogi: przekazać wiadomość na adres kontraktu, wpisać go w DW, gdy piszesz do GW, albo odpisać w wątku z asystentem. Kopię Twojej wysyłki asystent czyta po cichu: wyciąga z niej Twoje zobowiązania i terminy, a adresatowi nie odpisuje nigdy.
Krok 4
Mów zwykłym zdaniem
„Przypomnij mi w piątek o protokole”, „zarejestruj to jako pismo”, „dołącz do ustaleń”. Asystent rozumie sens zdania, a nie listę komend, i zawsze odpisuje, co zrobił. Termin potwierdza datą bezwzględną, a na propozycje wystarczy odpowiedź „1, 3” albo „wszystko”.
Krok 5
Pytaj o akta kontraktu
Pytanie wysyłasz mailem albo zadajesz w czacie obok pulpitu. Asystent sam wybiera źródła: umowę, dokumentację projektową, pisma, maile, notatki z narad i teczki. Wymienia wszystko, gdy prosisz o komplet, a gdy akta nie rozstrzygają sprawy, mówi to wprost.
Krok 6
Poproś o odpowiedź albo pismo
„Odpowiedz: nie zgadzamy się, front przekazano sześć dni po terminie”. Szkic przychodzi w odpowiedzi, a ton ustawiasz suwakami formalności i stanowczości albo słowem: „ostrzej”, „łagodniej”, „popraw: dodaj termin 7 dni”. Pismo formalne powstaje z planu, który akceptujesz w panelu.
Gdzie rozmawiasz
Jeden asystent, trzy drogi do niego
Mail, czat w panelu i rozmowa głosowa to ta sama wiedza o kontrakcie. Pytanie zadane rano mailem i to samo pytanie w czacie po południu dostaną tę samą odpowiedź z tą samą podstawą.
Mailem
Z każdej skrzynki, także z telefonu, bez logowania. Asystent rozpoznaje Cię po adresie nadawcy i zawsze odpisuje: co zrobił, co proponuje i o co pyta.
W panelu
Czat „Zapytaj o kontrakt” stoi po prawej stronie pulpitu. Rozumie pytania kontekstowe, a na polecenie zapisze przypomnienie, dopisze pozycję do listy albo przygotuje szkic.
Głosem
W aplikacji na telefon mówisz, a asystent odpowiada głosem. Zdjęcie z aparatu dopina do teczki, do zadania albo do listy usterek, zależnie od tego, co powiesz. W panelu też możesz mówić: mikrofon obok pola czatu kończy nagranie, gdy skończysz zdanie, a przycisk „Odczytaj” pod odpowiedzią czyta ją na głos.
Polecenia
Piszesz zdaniem, asystent robi resztę
Poniżej najczęstsze sprawy. Nie trzeba ich uczyć się na pamięć: to samo można powiedzieć po swojemu, a pełną listę ma instrukcja.
Piszesz
Co się dzieje
zarejestruj jako pismo i przypomnij mi o terminie
Wpis w dzienniku pism z analizą: czego żądają, na czym stoimy według umowy i do kiedy odpowiedzieć. Przypomnienie przed terminem.
przypomnij mi w piątek o 7 o protokole
Przypomnienie mailem z przyciskami „Zrobione”, „Za godzinę”, „Jutro rano” i „Usuń”.
przypominaj co poniedziałek o raporcie
Asystent dopyta, do kiedy albo ile razy, i dopiero wtedy założy serię. „Usuń te przypomnienia” odwołuje całą serię.
odpowiedz: nie zgadzamy się, front przekazano 6 dni po terminie
Projekt odpowiedzi w tonie ustawionym dla kontraktu. „Ostrzej”, „łagodniej” albo „popraw: …” dają nową wersję.
zbieraj: opóźnienia z winy GW od 1 sierpnia
Teczka sprawy, która od tej chwili sama dopina pasujące maile, także z archiwum od podanej daty.
raport o opóźnieniach GW
Zestawienie wpisów teczki: chronologia, kto do kogo pisał, streszczenia i odnośniki, z plikiem PDF.
dołącz do ustaleń
Z przekazanej treści asystent wyjmuje pojedyncze ustalenia i wpina je w tematy kontraktu.
jaki mamy termin na odpowiedź na wezwanie z 12.08?
Odpowiedź z akt kontraktu z podstawą: paragraf, pismo z numerem i datą, wiadomość.
Na każdego maila przychodzi odpowiedź w tym samym układzie: „Co zrobiłem”, „Czy mam zrobić coś więcej?”, propozycje z numerami i streszczenie. Milczenie w poczcie byłoby nieodróżnialne od awarii, dlatego asystent odpisuje zawsze, także wtedy, gdy nic nie zrobił.
Korespondencja
Wie, na co odpowiadasz i co już zostało napisane.
Każde pismo, mail i notatka z narady trafia na oś korespondencji kontraktu, w kolejności dat i z powiązaniami: co jest odpowiedzią na co, kto do kogo pisał i w jakiej sprawie. Z tej samej wiedzy korzysta czat, analiza pisma i każdy szkic odpowiedzi.
Wiadomości w wątkach ze stronami kontraktu, z nadawcą, adresatami i firmą przy każdej
Termin odpowiedzi tylko przy piśmie, które naprawdę jej wymaga; gdy to niejasne, asystent prosi Cię o rozstrzygnięcie zamiast zgadywać
Szkic pisma, który sam przywołuje wcześniejsze pisma z datami, a daty i znaki, których nie ma w aktach, oznacza ostrzeżeniem
Notatka z narady rozłożona na to, co zrobić mamy my, i na to, co obiecała nam druga strona, z terminami do pilnowania
Oryginał każdej wiadomości zostaje w magazynie jako dowód na wypadek sporu „przecież wysłałem”
Rozmowa głosowa w aplikacji na telefon. Aplikacji nie ma jeszcze w sklepach, więc instalujemy ją razem z Tobą.
Typowe wpadki
Dlaczego ważne maile giną na budowie
Sporów rzadko nie wygrywa się przez brak racji. Przegrywa się je przez brak dokumentu, spóźnioną odpowiedź albo zdanie napisane w nerwach.
Mail utonął w skrzynce
Wezwanie od GW przyszło w piątek po południu, między dwudziestoma innymi. W poniedziałek nikt o nim nie pamięta. Asystent czyta każdą wiadomość przekazaną na adres kontraktu i odkłada ją tam, gdzie jej miejsce, zanim zdąży utonąć.
Termin odpowiedzi minął po cichu
Umowa daje siedem dni na odpowiedź, a przypomina o tym dopiero pismo o karze. Tu termin liczy się z umowy w chwili rejestracji pisma, ze wskazaniem paragrafu, i przychodzi przypomnieniem, zanim minie.
Odpisane w nerwach
Odpowiedź napisana o 23:40 bywa szczera, ale rzadko mądra. Asystent przed każdym pismem sprawdza, co chroni Twoją pozycję, a ton ustawiasz suwakami formalności i stanowczości, zanim cokolwiek wyjdzie.
Dowody w pięciu skrzynkach
Mail od GW jest u Ciebie, odpowiedź u Anny, a potwierdzenie w skrzynce Tomka, który jest na urlopie. Skrzynka kontraktu zbiera korespondencję całego zespołu w jednym miejscu, a teczka sprawy sama dopina pasujące wiadomości.
Ustalenia z narady na kartce
Na naradzie wszyscy się zobowiązali, a tydzień później nikt nie pamięta, kto i do kiedy. Notatka przekazana asystentowi zamienia się w listę: co mamy zrobić my, z terminem, i co obiecała nam druga strona, a panel pokaże, gdy nie dotrzyma terminu.
Na co to jest odpowiedź?
Pismo powołuje się na „nasze pismo z dnia”, którego nikt nie może znaleźć. Oś korespondencji łączy odpowiedzi z pismami, na które odpowiadają, więc cały wątek sprawy widać na jednej stronie.
Asystent w panelu
Robi robotę biurową, decyzje zostawia Tobie.
Asystent nie jest mądrzejszy od kierownika kontraktu, tylko szybszy. Czyta, porządkuje, liczy terminy i przygotowuje teksty, a każdą rzecz, która wychodzi poza firmę albo zmienia coś w aktach na dobre, zostawia człowiekowi.
Własny adres e-mail kontraktu, lista nadawców i kwarantanna dla nieznanych
Rozpoznanie pisma, wiadomości i notatki z narady, z propozycją do potwierdzenia, gdy nie ma pewności
Terminy odpowiedzi z umowy, przypomnienia z przyciskami, serie przypomnień
Odpowiedzi z akt kontraktu, zawsze z podstawą
Szkice maili i pism po analizie Twojej pozycji, z tonem ustawionym suwakami
Teczki spraw i ustaleń, raporty, paczki oryginałów i pisma z teczki
Rozmowa mailem, w panelu i głosem w aplikacji na telefon
Nie odpisze kontrahentowi w Twoim imieniu. Szkic maila dostajesz do wklejenia we własnej skrzynce, a pismo zatwierdzasz w panelu.
Nie wykona polecenia z cudzej treści. Poleceniem jest tylko to, co napiszesz Ty nad cytatem; przekazany mail od GW to zawsze dane.
Nie odpowie kontrahentowi w Twoim imieniu. Raport i paczkę dowodów dostajesz na swoją skrzynkę, a adres z treści przekazanego maila nigdy nie jest adresatem.
Nie usunie z maila pliku ani pisma i nie zmieni ustawień ani uprawnień.
Nie wymyśli podstawy. Gdy żaden zapis nie rozstrzyga pytania, powie to wprost, zamiast zgadywać.
Nie dopisze do pisma żądań ani zastrzeżeń, których nie było w planie, który zaakceptowałeś.
Pytania
Asystent AI: pytania
Czy muszę instalować program albo zmieniać pocztę?
Nie. Pracujesz w swojej skrzynce, na komputerze i na telefonie. Asystent ma własny adres przy każdym kontrakcie, a Ty przekazujesz mu maile albo wpisujesz go w DW. Panel w przeglądarce jest dla tych, którzy chcą zajrzeć do akt, dziennika pism albo teczek.
Skąd asystent wie, że piszę ja, a nie ktoś obcy?
Po adresie nadawcy z listy nadawców kontraktu, z kontrolą uwierzytelnienia poczty. Adresy członków zespołu są na liście automatycznie, a drugą skrzynkę dopisujesz i potwierdzasz kodem. Mail z nieznanego adresu trafia do kwarantanny i nie uruchamia niczego.
Czy muszę znać komendy?
Nie. Asystent rozumie zwykłe zdanie: „wpisz to do dziennika pism” działa tak samo jak „zarejestruj jako pismo”. Możesz też przekazać maila bez żadnego dopisku: asystent sam oceni, czy to pismo, zwykła wiadomość czy notatka z narady, i odłoży go na miejsce. Gdy nie jest pewny, zapyta Cię jednym zdaniem.
Czy asystent wyśle coś do GW sam?
Nie. Szkic maila dostajesz do wklejenia w swojej skrzynce, a pismo formalne zatwierdzasz w panelu, gdzie powstaje na papierze firmowym. Raport i paczkę dowodów asystent odsyła Tobie, a dalej przekazujesz je sam.
Co, jeśli asystent się pomyli?
Każda odpowiedź mówi, co zrobił i gdzie to leży, więc pomyłkę widać od razu. Wpis z dziennika pism cofniesz do poczty jednym przyciskiem, przypomnienie przesuniesz albo usuniesz, a przy każdej odpowiedzi na pytanie stoi podstawa, którą sprawdzisz sam. Oryginał wiadomości zostaje w magazynie niezależnie od tego, co z nią zrobiono.
Czy asystent czyta moją prywatną pocztę?
Nie. Czyta wyłącznie to, co trafi na adres kontraktu: wiadomości, które sam przekażesz albo w których wpiszesz go w DW. Do Twojej skrzynki nie ma dostępu.
Gdzie działa model językowy?
Na platformie na naszym własnym serwerze, a nie w usługach AI w chmurze; na własnym serwerze firmy u Ciebie, razem z pocztą kontraktów. Szczegóły są na stronie AI na własnym serwerze.
Czy asystent działa na telefonie?
Tak, na trzy sposoby. Mailem, z każdej aplikacji pocztowej. W przeglądarce, bo panel ma widok na telefon. I w aplikacji na iPhone’a i Androida, gdzie można z nim rozmawiać głosem i wysyłać zdjęcia z aparatu. Aplikacji nie ma jeszcze w sklepach, więc instalujemy ją razem z Tobą.
Instrukcja
Jak to działa, krok po kroku
Każdy ekran i każde polecenie opisuje publiczna instrukcja, ze zrzutami.
Skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej. Możesz też napisać wprost na biuro@asystentkontraktu.pl.
Liczymy odwiedziny w Google Analytics, żeby wiedzieć, które części strony są czytane. Zanim klikniesz „Zgadzam się”, nic nie trafia do Google i nie zapisujemy plików cookie.
